4.3.1.2.5. Приём онлайн-заявок в календарь WebMail.Online

Для каждого календаря в WebMail.Online можно создавать общедоступную онлайн-форму, через которые пользователи смогут записываться на ваши услуги на доступное время и вы будете видеть все их записи в календаре.

Как это работает:

1. Вы настраиваете для календаря онлайн-форму: выбираете свободный адрес в домене time.contact, указываете название формы, описание, выбираете график работы и добавляете ваши услуги.
2. После настройки формы получаете общедоступную ссылку на неё.
3. Полученную ссылку предоставляете вашим клиентам.
4. Клиенты переходят по ссылке и заполняют форму: выбирают услугу, дату, время и указывают свои данные (свободное время предлагается с учётом событий в календаре).
5. После отправки формы в вашем календаре автоматически появляется событие на основе данных из формы.

С помощью онлайн-записи можно организовывать встречи, консультации, запись клиентов в салоны красоты, барбершопы и т. д.

1. Откройте WebMail.Online.
2. Перейдите в раздел «Календарь».
3. В боковом меню в строке с нужным календарём нажмите ⚙️ («Управление календарём»):
4. Переключитесь на вкладку «Онлайн-запись» и нажмите «Управление онлайн-записью»:
5. Настройте форму и сохраните изменения:
   • Основная информация:
     • Приём новых заявок — включение/отключение формы.
     • Уведомления на почту — настройка уведомлений.
     • Адрес формы — уникальный адрес формы в домене time.contact.
     • Название — название формы.
     • Описание — можно использовать форматирование и вставлять изображения.
   • График работы:
     • Дни недели, когда разрешена онлайн-запись.
     • Начало рабочего дня и Конец рабочего дня — диапазон времени, когда разрешена запись в выбранные дни.
     • Шаг выбора времени записи — с каким шагом можно выбирать время записи (15 минут, 30 минут, 1 час, 2 часа).
   • Услуги — название, длительность (15-600 минут) и цена услуги.
6. Вверху окна с настройками формы появится блок «Форма настроена» со ссылкой на вашу форму — скопируйте эту ссылку и предоставьте её вашим клиентам:

1. Откройте страницу с формой по полученной ссылке.
2. Выберите услугу и нажмите «Записаться»:
3. Выберите дату и время:
   • Для выбора доступно только свободное время без добавленных событий или с событиями со статусом «Не занят».
   • При выборе свободного времени учитывается длительность выбранной услуги.
4. Укажите ваши данные и нажмите «Записаться»:
   • При необходимости на этом этапе можно изменить услугу, дату и время.
5. После отправки формы в календаре её владельца автоматически будет создано событие.
6. Данные о записи сохраняются в браузере — на странице формы можно следить за текущим статусом записи и при необходимости её отменить:

События в календаре создаются автоматически сразу после отправки формы. Время и длительность события соответствует тому, что было выбрано в форме. Название события содержит данные из формы (имя, телефон, почта) и название выбранной услуги. Комментарий сохраняется в описании в настройках события в дополнительных параметрах.

Изменять события можно только из календаря. После изменения события на странице с формой появляется уведомление с новыми датой, временем и длительностью. Если в календаре вернуть событие на прежнее место, уведомление исчезнет.

Отменять события можно как на странице с формой, так и из календаря.

Когда событие отменяется на странице с формой кнопкой «Отменить запись», в календаре в настройках события в дополнительных параметрах автоматически устанавливается статус «Не занят» и цвет фона события меняется на красный в полоску.

Для отмены события из календаря нужно в настройках события в дополнительных параметрах установить статус «Не занят». Цвет фона отменённого события становится серым в полоску.

После отмены статус события на странице с формой изменяется на «Запись отменена» и появляется кнопка «Скрыть». Время, которое было занято событием, освобождается для новых записей.

Восстанавливать можно только события, которые были отменены из календаря. Для этого достаточно в настройках события в дополнительных параметрах убрать статус «Не занят».

Удалять события можно только из календаря. После удаления статус события на странице с формой изменяется на «Запись удалена сотрудником» и появится кнопка «Скрыть». Время, которое было занято событием, освобождается для новых записей. Удалённое событие невозможно восстановить.

Управление уведомлениями выполняется в настройках онлайн-формы. Можно отправлять администратору и клиенту, только администратору или отключить.

Уведомления отправляются по SMTP с почтового ящика, для которого настроена онлайн-форма, на почту клиента, которую он указал при отправке формы. Все отправки учитываются в лимитах на отправку писем в сутки (лимит «По SMTP с авторизацией»).

Кому и когда отправляются уведомления:

• Администратору:
  • При создании заявки клиентом.
  • При отмене заявки клиентом.
• Клиенту:
  • При создании заявки.
  • При изменении события администратором (включая восстановление).
  • При отмене события администратором (включая удаление).

К уведомлениям клиенту прикрепляется файл ICS, который содержит данные события в универсальном формате календаря. С помощью этого файла можно импортировать событие в собственный календарь. Некоторые почтовые клиенты (кроме WebMail.Online и WebMail classic) могут автоматически распознавать такой файл и прямо в письме предлагать добавить событие в календарь.