4.3.1.2.5. Прийом онлайн-заявок у календар WebMail.Online

Для кожного календаря у WebMail.Online можна створювати загальнодоступну онлайн-форму, через яку користувачі зможуть записуватися на ваші послуги на доступний час, а ви будете бачити всі їхні записи в календарі.

Як це працює:

1. Ви налаштовуєте для календаря онлайн-форму: вибираєте вільну адресу в домені time.contact, вказуєте назву форми, опис, вибираєте графік роботи і додаєте ваші послуги.
2. Після налаштування форми отримуєте загальнодоступне посилання на неї.
3. Отримане посилання надаєте вашим клієнтам.
4. Клієнти переходять за посиланням і заповнюють форму: вибирають послугу, дату, час і вказують свої дані (вільний час пропонується з урахуванням подій у календарі).
5. Після надсилання форми у вашому календарі автоматично з'являється подія на основі даних з форми.

За допомогою онлайн-запису можна організовувати зустрічі, консультації, запис клієнтів у салони краси, барбершопи тощо.

1. Відкрийте WebMail.Online.
2. Перейдіть у розділ «Календар».
3. У бічному меню в рядку з потрібним календарем натисніть ⚙️ («Керування календарем»):
4. Переключіться на вкладку «Онлайн-запис» і натисніть «Керування онлайн-записом»:
5. Налаштуйте форму та збережіть зміни:
   • Основна інформація:
     • Прийом нових заявок — увімкнення/вимкнення форми.
     • Сповіщення на пошту — налаштування сповіщень.
     • Адреса форми — унікальна адреса форми в домені time.contact.
     • Назва — назва форми.
     • Опис — можна використовувати форматування та вставляти зображення.
   • Графік роботи:
     • Дні тижня, коли дозволено онлайн-запис.
     • Початок робочого дня та Кінець робочого дня — діапазон часу, коли дозволено запис у вибрані дні.
     • Крок вибору часу запису — з яким кроком можна вибирати час запису (15 хвилин, 30 хвилин, 1 година, 2 години).
   • Послуги — назва, тривалість (15-600 хвилин) і ціна послуги.
6. У верхній частині вікна з налаштуваннями форми з'явиться блок «Форма налаштована» з посиланням на вашу форму — скопіюйте це посилання та надайте його своїм клієнтам:

1. Відкрийте сторінку з формою за отриманим посиланням.
2. Виберіть послугу та натисніть «Записатися»:
3. Виберіть дату та час:
   • Для вибору доступний тільки вільний час без доданих подій або з подіями зі статусом «Не зайнятий».
   • При виборі вільного часу враховується тривалість вибраної послуги.
4. Вкажіть ваші дані та натисніть «Записатися»:
   • При необхідності на цьому етапі можна змінити послугу, дату та час.
5. Після надсилання форми в календарі її власника автоматично буде створено подію.
6. Дані про запис зберігаються в браузері — на сторінці форми можна стежити за поточним статусом запису і при необхідності його скасувати:

Події в календарі створюються автоматично відразу після надсилання форми. Час і тривалість події відповідають тому, що було вибрано в формі. Назва події містить дані з форми (ім'я, телефон, пошта) і назву вибраної послуги. Коментар зберігається в описі в налаштуваннях події в додаткових параметрах.

Змінювати події можна тільки з календаря. Після зміни події на сторінці з формою з'являється повідомлення з новою датою, часом і тривалістю. Якщо в календарі повернути подію на колишнє місце, повідомлення зникне.

Скасовувати події можна як на сторінці з формою, так і з календаря.

Коли подія скасовується на сторінці з формою кнопкою « Скасувати запис», у календарі в налаштуваннях події в додаткових параметрах автоматично встановлюється статус «Не зайнятий» і колір фону події змінюється на червоний у смужку.

Для скасування події з календаря потрібно в налаштуваннях події в додаткових параметрах встановити статус «Не зайнятий». Колір фону скасованої події стає сірим у смужку.

Після скасування статус події на сторінці з формою змінюється на «Запис скасовано» і з'являється кнопка «Приховати». Час, який був зайнятий подією, звільняється для нових записів.

Відновлювати можна тільки події, які були скасовані з календаря. Для цього достатньо в налаштуваннях події в додаткових параметрах прибрати статус «Не зайнятий».

Видаляти події можна тільки з календаря. Після видалення статус події на сторінці з формою змінюється на «Запис видалено співробітником» і з'явиться кнопка «Приховати». Час, який був зайнятий подією, звільняється для нових записів. Видалену подію неможливо відновити.

Керування сповіщеннями виконується в налаштуваннях онлайн-форми. Можна надсилати адміністратору та клієнту, тільки адміністратору або вимкнути.

Сповіщення надсилаються по SMTP з поштової скриньки, для якої налаштована онлайн-форма, на пошту клієнта, яку він вказав при відправленні форми. Усі надсилання враховуються в лімітах на надсилання листів на добу (ліміт «По SMTP з авторизацією»).

Кому і коли надсилаються сповіщення:

• Адміністратору:
  • При створенні заявки клієнтом.
  • При скасуванні заявки клієнтом.
• Клієнту:
  • При створенні заявки.
  • При зміні події адміністратором (включаючи відновлення).
  • При скасуванні події адміністратором (включаючи видалення).

До сповіщень клієнту додається файл ICS, який містить дані події в універсальному форматі календаря. За допомогою цього файлу можна імпортувати подію до власного календаря. Деякі поштові клієнти (крім WebMail.Online і WebMail classic) можуть автоматично розпізнавати такий файл і прямо в листі пропонувати додати подію в календар.